La secrétaire du médecin participe à l’activité de son cabinet. C’est elle qui entre en contact avec le malade, soit par téléphone -et sa voix peut aider, rassurer- soit par l’accueil, qui constitue le point de départ de la relation entre malade et médecin. Rassurer, aider, mettre le patient du médecin en confiance sont autant d’éléments positifs pour que s’établisse une meilleure relation et plus rapidement un dialogue nécessaire entre le malade et son médecin. Ce rôle est d’autant plus important lorsque se présentent des cas graves relevant de l’urgence, nécessitant pour la secrétaire qui reçoit l’appel d’aider celui qui appelle à s’expliquer calmement pour donner ensuite les informations nécessaires au médecin. La secrétaire doit garder son sang-froid et ne pas succomber à la contagion de l’affolement car il faut souvent prendre des décisions rapides et efficaces. Si une secrétaire n’est pas habilitée à soigner, elle doit être capable de transmettre, avec le maximum d’efficacité, des informations simples en matière de prévention pour aider les patients dans leurs démarches.
Même si les missions peuvent être différentes d’un cabinet à l’autre, une secrétaire peut voir sa responsabilité engagée à la suite d’un appel téléphonique pour des propos désobligeants, à la suite de l’envoi et de la réception d’examens ou de courriers, en cas d’incident ou d’accident au cabinet, pour non respect du secret professionnel et de la confidentialité de certaines informations… Un risque non négligeable dont la couverture, notamment assurantielle, incombe à l’employeur de la secrétaire. Assurance obligatoire Tenu, par l’article L.1142-2 du Code de la santé publique, de souscrire un contrat d’assurance couvrant sa responsabilité professionnelle, le médecin exerçant en cabinet doit être garanti pour ses actes de soins mais aussi pour les conséquences pécuniaires de sa responsabilité pouvant être encourues à l’occasion de son activité professionnelle et ne relevant pas d’un acte de prévention, de soins ou de diagnostic. Il en va ainsi des événements accidentels dus au fait de ses préposés (secrétaires…). Le médecin doit ainsi vérifier auprès de son assureur qu’il est bien couvert en cas de faute commise par sa secrétaire. Si ce praticien a recours à une société de secrétariat téléphonique, il devra vérifier auprès de cette société qu’elle a bien souscrit un contrat couvrant sa responsabilité pécuniaire en tant qu’employeur : une clause explicite devra figurer dans la convention signée par le praticien avec cette société. Pour les médecins exerçant en groupe et qui emploient une ou plusieurs secrétaires, le plus souvent par l’intermédiaire d’une SCM, ils devront également vérifier que leur société est bien garantie en cas de faute commise par un salarié.
