Durée de conservation des documents : les bonnes pratiques

05/04/2021
Une entreprise individuelle, ce qui est le cas des médecins généralistes et spécialistes, doit conserver tout document émis ou reçu dans l'exercice de son activité pendant une durée minimale. Cependant, les durées de conservation des documents administratifs et officiels dépendent de leur nature. Les explications de notre partenaire, Comptasanté.

Il faut d’abord bien différencier « le droit de reprise » du « droit de vérification ». Le droit de reprise correspond à la possibilité de réclamer des sommes dues sur un certain nombre d’années. Le droit de vérification correspond à la possibilité de vérifier tous les documents des années antérieures. Quand on parle du délai de prescription, cela empêche seulement la réclamation des sommes mais n’empêche pas le contrôle.   Combien de temps dois-je garder mes factures et mes justificatifs ? Conformément à l’article L169, l’administration peut exercer un droit de reprise s’exerçant jusqu’à la fin de la 3eme année en ce qui concerne l’impôt sur le revenu et l’impôt sur les sociétés. Pour tout ce qui est pièces comptables d’une entreprise individuelle, par exception aux dispositions du premier alinéa de l’article L169, le droit de reprise de l'administration s'exerce jusqu'à la fin de la dixième année qui suit celle au titre de laquelle l'imposition est due. A titre d’exemple, tous les documents comptables (Livre et registre comptable, grand livre…) de l’année 2021 devront être gardés au minimum jusqu’en 2031.

  Mémo : Documents comptables (Livre et registre comptable + pièces justificatives) : 10 ans après la clôture de l’exercice. Documents bancaires (relevés de comptes, talons de chèques, bordereaux de remise d’espèces) : 5 ans à compter de l’opération. Documents immobiliers :

  • Prêts immobilier : 2 ans après la dernière échéance.
  • Contrat de bail, quittances de loyers, correspondances avec le bailleur : temps de location + 5 ans.
  • Factures de travaux importants, titres de propriété, actes de vente de biens immobilier : 30 ans.

Documents...

« Assurance professionnelle » : (Contrat d’assurance RCP, véhicule) : durée du contrat + 2 ans. Documents « Impôts » : (Avis d’impôts, TVA, CFE, Impôts locaux directs) : 6 ans.

L’astuce organisation Comptasanté : nous vous conseillons de les ranger dans un classeur, une pochette plastique par mois, et, si vous le pouvez, de les numériser, pour plus de sécurité en cas de perte des documents physiques. Cela vous fait un backup, non officiel.

  Après avoir numérisé mes documents, dois-je garder la version papier ? Pas forcément ! Plus besoin de garder la version papier une fois que les documents sont scannés et stockés dans un endroit sécurisé. Toutefois, attention : “Pour que la copie numérique d’un document ait la même valeur de preuve qu’un original, il faut qu’elle soit considérée comme fiable.” “L’écrit sous forme électronique ne vaut preuve qu’à condition que son auteur puisse être dûment identifié et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité et porte la date de création du document." Nous conseillons donc de conserver tout de même des archives papiers de tous vos justificatifs de dépenses et de compta, surtout pour les montant importants.   Et les documents de mes patients ? Aucun texte ne fixe pour les professionnels de santé libéraux la durée de conservation des archives à l’inverse des établissements de santé. L’Ordre des médecins préconise malgré tout d’aligner la durée de conservation des archives médicales sur celle retenue pour les établissements de santé, soit 20 ans après la dernière consultation du patient.

 

Comptasanté est le leader national de l’expertise comptable en ligne, dédié exclusivement aux professionnels de santé. Comptabilité BNC, conseils optimisation de charges, URSSAF, CARMF, forfait 2%, forfait 3%, ZFU, ZRR… obtenez un diagnostic personnalisé sur vos avantages fiscaux en contactant notre partenaire ici.
 
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