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Comment bien choisir son télésecrétariat médical ?

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Au secours : vous envisagez de faire appel à un télésecrétariat et venez de taper « télésecrétariat médical » sur Google et vous êtes tombé sur… 67 800 résultats de recherches ! Le monde des télésecrétariats est extrêmement concurrentiel et de nombreuses offres s’affrontent. Guerre des prix, guerre du service : il est compliqué d’y voir clair pour faire son choix avec toutes les cartes en main.

Prenons donc le temps de faire un tour d’horizon des différents types de télésecrétariat afin de voir lequel serait le plus adapté à vos besoins. En effet, différents types de télésecrétariats existent. Chacun a des spécificités qui lui sont propres, à vous alors d’auditer vos besoins afin de vous orienter au mieux.

En fonction de la nature de votre activité et du service que vous voulez apporter à vos patients, des télésecrétariats seront plus ou moins adaptés.

Voici les différents types de télésecrétariats qui existent sur le marché, et les activités médicales auxquelles ils s’adaptent le mieux :

 

  1. Le télésecrétariat hautement personnalisé 

Une seule secrétaire référente vous est dédiée et répondra au maximum de vos appels. En cas de débordement (trop d’appels), des secrétaires pourront prendre le relais. En bref, c’est quasiment comme avoir une secrétaire à son cabinet.

L’avantage de ce type de télésecrétariat est qu’il prend le temps de spécifiquement former la secrétaire référente aux caractéristiques du cabinet du praticien (en collaboration avec vous).

En revanche, si votre volume d’appels est trop important, cet avantage s’estompe. En effet, la ligne débordera souvent vers d’autres secrétaires, moins spécifiquement formées à votre cabinet et vous perdrez l’effet « proximité » avec une secrétaire référente, connue des patients.

Habituellement, ce type de télésecrétariat est ouvert 5j/7, sur des horaires classiques.

 

Pour quel type d’activité et de médecins ?  A privilégier lorsque le volume d’appel reste retreint (autour de 300 par mois) et parfaitement adapté aux médecins ayant besoin d’assurer un suivi tels que les orthodontistes, les dentistes, les ophtalmologistes ou tout autres spécialités avec des appels plus compliqués à gérer que de la simple prise de rendez-vous.

En revanche, si vous cherchez un accueil téléphonique 7j/7 et sur une grande amplitude horaire, ce n’est pas vers ce type de TS qu’il faut se tourner

 

  1. Le télésecrétariat favorisant le temps de décroché 

Télésecrétariat hébergé sur un plateau avec un grand de nombre de secrétaires spécialisées dans le médical. Elles vont pouvoir répondre en 30 secondes à vos patients. Si vous cherchez un service rapide et efficace pour vos patients, c’est la solution qu’il vous faut !

De plus, ce type de télésecrétariat offre des horaires de prise en charge plus souples : 6 voire 7 jours sur 7 et de belles amplitudes horaires.

 

Pour quel type d’activité et de médecins ?    Ce service peut s’adapter à tous types de professionnels et particulièrement à ceux qui ont un gros volume d’appel (c’est-à-dire 700 appels ou plus par mois) : médecins généralistes, gynécologues, cabinet avec une ou plusieurs spécialités.

 

  1. Le télésecrétariat hybride : entre personnalisation et performance

Certains télésecrétariats sont à mi-chemin entre les deux types précédemment expliqués. Ils ont une logique d’équipe dédiée qui connait vos problématiques (entre 5 et 10 secrétaires) afin de favoriser la personnalisation de l’accueil tout en conservant un taux de décroché rapide, autour d’une minute.  

 

Pour quel type d’activité et de médecins ?   Pour des professionnels ayant besoin d’assurer un certain suivi auprès de leur patientèle et ayant un volume d’appel moyen (500 appels par mois). Ainsi, les patients attendront moins qu’avec un télésecrétariat ultra personnalisé mais auront un accueil plus personnalisé qu’en plateau.

 

  1. Le télésecrétariat plateau standard en France ou à l’étranger 

Il y a moins de secrétaires que dans le second type de télésecrétariat. Le temps de décroché est donc plus long que dans les modèles précédents mais le prix est bien plus attractif. Ce type de télésecrétariat peut être ou non spécialisé dans le médical, favoriser tout de même dans votre choix qu’il soit spécialisé, afin d’assurer le meilleur accueil possible à vos patients.

Ces plateaux sont flexibles sur les horaires et les jours d’ouvertures.

Vous pouvez également opter pour des plateaux hébergés à l’étranger avec des tarifs encore plus attractifs.

 

Pour quel type d’activité et de médecins ?  Cette formule peut être intéressante pour des médecins généralistes ou des professions paramédicales qui ont en général un grand volume d’appels, plutôt « simples » à gérer puisqu’il s’agit majoritairement de prise de rendez-vous classiques.

 

  1. Le télésecrétariat spécialisé autour d’une spécialité médicale

Certains télésecrétariats se sont spécialisés dans l’accueil téléphonique pour des radiologues ou des anesthésistes par exemple. La prise de rendez-vous étant plus complexe et ultra spécifique, il est conseillé de se tourner vers ce type de plateau lorsque l’on fait partie des professions cibles.

 

A présent à vous de jouer ! Et surtout à vous d’analyser vos besoins : qu’attendent vos patients ? La plupart de leurs appels sont pour prendre rendez-vous ou pour du suivi ? Quel est mon volume d’appel ? Quelles sont mes problématiques au secrétariat ? En fonction de vos besoins, cette typologie devrait pouvoir vous être utile.

Si vous souhaitez évoquer tout particulièrement votre situation et discuter de vos problématiques d’accueil téléphonique avec notre expert télésecrétariat, remplissez ce formulaire :

Quel télésecrétariat pour mon cabinet ?

Il pourra vous aider à vous orienter vers la solution la plus adaptée à votre exercice.

Et pourquoi pas opter pour la prise de rendez-vous en ligne ? En effet, cette solution peut-être une bonne alternative afin de proposer un accueil continu à vos patients :

  • Mini site internet détaillant votre activité, vos tarifs, vos horaires ;
  • Vos disponibilités affichées en ligne ;
  • Possibilité de prendre rendez-vous 24h/24, 7j/7 ;
  • Liste d’attente automatique, et plein d’autres fonctionnalités !

 

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